L'évaluation professionnelle et la conduite de l'entretien dans la fonction publique

Le passage de la notation à l'entretien professionnel

L'évaluation des fonctionnaires a connu une transformation profonde avec l'abandon progressif de la notation chiffrée au profit de l'entretien professionnel. Historiquement, la notation reposait sur une appréciation générale assortie d'une note chiffrée, système critiqué pour son caractère mécanique et son inflation notoire (convergence des notes vers le maximum). Le décret n° 2002-682 du 29 avril 2002 avait amorcé l'expérimentation de l'entretien professionnel dans la fonction publique d'État, avant que le décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 ne le généralise définitivement.

Pour la fonction publique territoriale, le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 a fixé les modalités de l'entretien professionnel. Dans la fonction publique hospitalière, c'est le décret n° 2020-719 du 12 juin 2020 qui a parachevé cette évolution. La loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique a consolidé l'ensemble du dispositif en l'inscrivant dans une logique de lignes directrices de gestion.

Conformément à l'article 8 du décret du 29 juin 2010, l'entretien d'évaluation constitue l'un des éléments permettant d'examiner la valeur professionnelle du fonctionnaire pour la constitution des tableaux d'avancement. Ce lien entre évaluation et progression de carrière confère à l'exercice une portée juridique considérable, le compte rendu d'entretien pouvant faire l'objet d'un recours devant le juge administratif.

Les enjeux de l'évaluation pour le manager et pour l'agent

L'évaluation professionnelle constitue un outil de management de proximité aux enjeux multiples. Pour l'encadrant, elle offre une connaissance approfondie de ses collaborateurs et des conditions d'exercice de leurs missions. Elle permet d'identifier les besoins de formation, de détecter d'éventuelles tensions relationnelles, de recadrer les difficultés et de recueillir un retour sur ses propres pratiques managériales. L'évaluation est aussi l'occasion de valoriser et de motiver les agents par le levier du régime indemnitaire et de l'avancement.

Pour l'agent, l'entretien professionnel constitue un droit à un retour objectif sur son travail. Il lui permet de connaître ses objectifs individuels et leur articulation avec ceux du service et de la structure, de s'exprimer sur ses motivations et ses difficultés, d'évoquer ses souhaits de mobilité et de dresser un bilan des formations suivies.

Au-delà de la relation bilatérale manager-agent, l'évaluation s'inscrit dans la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Elle offre aux directions des ressources humaines une visibilité sur les besoins en compétences et permet d'anticiper les projets de mobilité. La circulaire du 15 avril 2009 relative à la mise en oeuvre de l'entretien professionnel a souligné cette dimension stratégique.

La préparation, phase déterminante de l'entretien

La qualité de l'évaluation repose largement sur la rigueur de sa préparation, tant pour l'évaluateur que pour l'évalué. Le manager doit informer ses collaborateurs du calendrier des entretiens et de leurs enjeux avec suffisamment d'anticipation. Il est recommandé, en complément de l'évaluation annuelle obligatoire, de programmer des bilans d'étape intermédiaires (semestriels ou trimestriels) afin de maintenir un dialogue continu sur le travail accompli.

La préparation de l'évaluateur comprend plusieurs étapes : élaborer un document préparatoire avec les questions à aborder, dresser un bilan de l'agent en identifiant les points de réussite et les axes d'amélioration, relire la fiche de poste en envisageant les modifications à proposer, réfléchir à la déclinaison de nouveaux objectifs cohérents avec ceux du service, et disposer d'une grille d'entretien standardisée applicable à l'ensemble des agents.

La fiche de poste de l'agent doit lui être transmise en amont de l'entretien afin qu'il puisse préparer sa propre analyse et nourrir un échange constructif. Cette symétrie dans la préparation contribue à l'objectivité de l'évaluation.

La conduite de l'entretien, un exercice encadré

L'entretien professionnel obéit à des règles précises. Il se déroule obligatoirement en face-à-face, en dehors de la présence d'un tiers, dans un lieu garantissant la confidentialité. Par exception, il peut se tenir en visioconférence. Sa durée n'est pas normée mais se situe en pratique entre une et deux heures.

Le manager doit créer un climat de confiance dès l'accueil de l'agent, en précisant l'objet de la rencontre et les conditions de son déroulement. L'entretien suit la grille d'évaluation préalablement définie et porte sur les réalisations effectives, les compétences mobilisées, les difficultés rencontrées, les besoins de formation et les aspirations professionnelles. L'évaluation est centrée sur le travail et non sur la personne de l'agent.

La conclusion de l'entretien doit intervenir dans un climat apaisé. Le manager invite l'agent à exprimer son ressenti sur le déroulement de l'échange et rappelle les engagements réciproques. Le compte rendu, rédigé par l'évaluateur, est ensuite notifié à l'agent qui dispose d'un délai pour formuler ses observations. Le Conseil d'État a jugé que l'absence de notification du compte rendu dans un délai raisonnable constitue une irrégularité de nature à vicier la procédure (CE, 27 novembre 2015, n° 376145).

La fixation d'objectifs selon la méthode SMART

L'entretien professionnel comporte deux temps : le bilan des objectifs de la période écoulée et la fixation de nouveaux objectifs. Pour être efficaces, les objectifs doivent être spécifiques (clairement définis), mesurables (assortis d'indicateurs), atteignables (réalistes au regard des moyens disponibles), pertinents (cohérents avec les orientations de la structure) et temporellement définis (assortis de délais). Cette méthode, connue sous l'acronyme SMART, est largement répandue dans le management public.

Les objectifs doivent prendre en compte la réalité des fonctions exercées par l'agent, son environnement de travail et sa quotité de temps de travail. Ils peuvent être révisés en cours de période en cas de changement d'orientations, de réorganisation ou de circonstances particulières. Le juge administratif contrôle le caractère raisonnable des objectifs fixés et leur cohérence avec les moyens alloués.

Il convient de distinguer l'évaluation a posteriori (bilan des résultats) du contrôle a priori (vérification de la compréhension des attentes avant la réalisation) et du contrôle intermédiaire (point d'étape planifié pendant le processus de réalisation). Ces trois types de contrôle sont complémentaires et participent d'un management de proximité efficace.

À retenir

• L'entretien professionnel a remplacé la notation dans les trois versants de la fonction publique entre 2010 et 2020.
• La préparation de l'entretien, tant par l'évaluateur que par l'évalué, conditionne la qualité de l'échange.
• L'entretien se déroule obligatoirement en face-à-face, dans un lieu confidentiel, sans présence de tiers.
• Les objectifs doivent respecter les critères SMART et être cohérents avec les moyens alloués.
• Le compte rendu d'entretien a une portée juridique : il peut être contesté devant le juge administratif.