Les entretiens managériaux dans la fonction publique : typologie et enjeux

Un outil central du management public

L'entretien constitue l'un des actes fondamentaux du management dans la fonction publique. Qu'il s'agisse de recruter, d'évaluer, d'accompagner la mobilité ou de sanctionner, le manager public est constamment amené à conduire des échanges formalisés avec ses collaborateurs. Chaque type d'entretien répond à une finalité propre, mais tous partagent des exigences communes de préparation, de structuration et d'écoute.

La professionnalisation de la conduite des entretiens s'inscrit dans le mouvement plus large de modernisation de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique, impulsé notamment par la loi n° 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels, puis par la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique.

L'entretien de recrutement

Dans la fonction publique territoriale, le recrutement revêt une dimension particulière. Les lauréats des concours sont inscrits sur une liste d'aptitude à valeur nationale (article L. 325-38 du code général de la fonction publique) et doivent ensuite postuler auprès des employeurs territoriaux. Le recrutement n'est donc pas automatique, contrairement à une idée reçue. Pour les trois versants de la fonction publique, le recrutement par détachement ou mutation suppose également un entretien préalable.

L'objectif fondamental de l'entretien de recrutement est de rechercher la meilleure adéquation entre le poste et le candidat, en évaluant les compétences techniques, les aptitudes comportementales et les motivations. Le manager doit se garder de présenter une image idéalisée du poste, car un décalage entre la promesse et la réalité entraîne des départs prématurés, des coûts de remplacement et une désorganisation du service.

Le recrutement dans la fonction publique comporte un enjeu de long terme souvent sous-estimé. Un fonctionnaire recruté par mutation rompt tout lien avec son administration d'origine et intègre définitivement la nouvelle structure. Le droit à l'erreur est donc limité, sauf pour les agents en période de stage. Le décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 a renforcé les obligations de publicité des vacances d'emploi, contribuant à la transparence des procédures de recrutement.

L'entretien de titularisation

Avant d'accéder à la qualité de fonctionnaire, l'agent est nommé stagiaire pour une durée qui est généralement d'un an (article L. 327-1 du code général de la fonction publique). Cette période probatoire débouche sur trois issues possibles : la titularisation, le report de stage (prorogation) ou le licenciement en cours ou en fin de stage.

Le manager, en tant que supérieur hiérarchique direct, établit un rapport de fin de stage et conduit l'entretien correspondant. Il doit apprécier l'aptitude à occuper le poste, les motivations et le comportement professionnel de l'agent. Le Conseil d'État a précisé que le licenciement en fin de stage, s'il n'est pas une mesure disciplinaire, doit néanmoins être fondé sur des éléments objectifs et ne pas reposer sur des motifs étrangers à l'appréciation des aptitudes professionnelles (CE, 22 juin 2011, n° 326489). Le juge administratif exerce un contrôle de l'erreur manifeste d'appréciation sur ces décisions.

L'entretien professionnel annuel

L'entretien professionnel a progressivement remplacé le système de notation dans les trois versants de la fonction publique. Généralisé par le décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010 pour la fonction publique d'État, par le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 pour la fonction publique territoriale, et par le décret n° 2020-719 du 12 juin 2020 pour la fonction publique hospitalière, il constitue un véritable acte managérial.

Cet entretien, conduit par le supérieur hiérarchique direct (N+1), poursuit plusieurs objectifs : évaluer la valeur professionnelle de l'agent, dresser le bilan des objectifs de l'année écoulée, fixer les objectifs de l'année à venir, et aborder les perspectives d'évolution professionnelle en matière d'avancement, de rémunération, de formation et de mobilité. Le compte rendu de l'entretien professionnel est un acte susceptible de recours devant le juge administratif lorsqu'il fait grief (CE, 18 novembre 2015, n° 376748).

L'entretien de mobilité interne

La mobilité interne permet à un agent de changer de poste ou de fonction au sein de la même administration. Elle favorise la transversalité, l'optimisation des ressources humaines et le développement des compétences. La loi du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique a facilité les mobilités en simplifiant les procédures et en introduisant de nouveaux mécanismes comme les lignes directrices de gestion.

L'entretien de mobilité interne est sensiblement identique à l'entretien de recrutement dans sa conduite. Le manager évalue les compétences transférables, les motivations du candidat et son potentiel d'adaptation au nouveau poste.

L'entretien dans le cadre disciplinaire

L'entretien disciplinaire obéit à un formalisme strict dont le non-respect constitue un vice de procédure. L'agent a droit à la communication de son dossier (principe consacré par l'article 65 de la loi du 22 avril 1905, aujourd'hui codifié à l'article L. 532-4 du code général de la fonction publique) et à la possibilité de se faire assister par un ou plusieurs défenseurs de son choix.

Cet entretien constitue une phase contradictoire qui ne débouche pas directement sur une décision définitive. Le manager y participe le plus souvent aux côtés d'un représentant de la direction des ressources humaines ou de la direction générale, car il est celui qui connaît le mieux les faits reprochés. Le Conseil d'État a rappelé à de nombreuses reprises que le respect des droits de la défense constitue un principe général du droit applicable même sans texte (CE, 5 mai 1944, Dame Veuve Trompier-Gravier).

L'entretien de gestion courante

En dehors des entretiens formalisés, le manager conduit régulièrement des entretiens liés à la gestion quotidienne du service. Ces échanges peuvent être à son initiative ou résulter d'une demande de l'agent. Ils peuvent porter sur des sujets professionnels (organisation du travail, difficultés rencontrées) ou personnels (demande de temps partiel, aménagement d'horaires).

Ces entretiens peuvent être individuels ou collectifs. Dans ce dernier cas, les agents peuvent se faire accompagner par des représentants du personnel, ce qui s'inscrit dans le cadre du dialogue social. Le manager doit veiller à être informé en amont du nombre de participants afin de préparer l'entretien dans de bonnes conditions.

À retenir

• Le manager public conduit six grands types d'entretiens : recrutement, titularisation, évaluation professionnelle, mobilité interne, disciplinaire et gestion courante.
• L'entretien professionnel annuel, qui a remplacé la notation, est un acte managérial majeur dont le compte rendu est susceptible de recours.
• L'entretien disciplinaire obéit à un formalisme strict (communication du dossier, droit à un défenseur) dont la méconnaissance entraîne un vice de procédure.
• L'entretien de recrutement dans la fonction publique territoriale est un enjeu de long terme en raison du caractère définitif de l'intégration par mutation.
• Le manager doit adapter sa posture et sa méthode au type d'entretien, tout en respectant des constantes fondamentales de préparation et d'écoute.