L'organisation et la prise des congés payés

La fixation des dates de congés payés relève du pouvoir de direction de l'employeur, encadré toutefois par des règles légales et conventionnelles protectrices. Cette organisation implique un équilibre entre les nécessités du fonctionnement de l'entreprise et les droits des salariés à un repos effectif.

La période de prise des congés

La période durant laquelle les salariés peuvent prendre leurs congés est fixée par accord d'entreprise ou d'établissement, ou à défaut par accord de branche (article L. 3141-15 du Code du travail). En l'absence d'accord, elle est déterminée par l'employeur après avis du comité social et économique (CSE). Cette période doit obligatoirement inclure l'intervalle compris entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année (article L. 3141-13 du Code du travail), période traditionnellement considérée comme la plus propice aux vacances.

L'employeur dispose d'une option fondamentale : fermer l'établissement pendant une période déterminée ou maintenir l'activité en organisant des départs échelonnés. La fermeture pour congés annuels est licite, mais si elle excède la durée légale des congés, l'employeur doit verser une indemnité pour les jours de fermeture excédentaires (Cass. soc., 3 mars 1993, n° 89-41.840). Lorsque la fermeture entraîne un fractionnement des congés, le consentement des salariés est réputé acquis.

L'ordre des départs en congés

En l'absence de stipulations conventionnelles ou d'usage, l'employeur fixe l'ordre des départs après consultation du CSE, en tenant compte de plusieurs critères définis à l'article L. 3141-16 du Code du travail. Il doit considérer la situation de famille du salarié (possibilités de congé du conjoint ou partenaire de PACS, présence d'enfants scolarisés à charge), son ancienneté dans l'entreprise, et l'éventuelle activité salariée exercée chez d'autres employeurs. Les conjoints et partenaires liés par un PACS travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané (article L. 3141-14 du Code du travail).

L'ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins un mois avant la date prévue de départ et doit être affiché dans les locaux de l'entreprise. L'employeur ne peut modifier cet ordre moins d'un mois avant la date fixée, sauf circonstances exceptionnelles (article L. 3141-16 du Code du travail). La jurisprudence a précisé cette notion : la perte d'un client important ou une commande urgente et imprévue peuvent constituer des circonstances exceptionnelles, mais pas une simple réorganisation interne (Cass. soc., 15 mai 2008, n° 06-44.354). En cas de modification, le salarié doit être prévenu par écrit et peut prétendre à un dédommagement prévu par accord collectif.

Les règles de fractionnement du congé principal

Le congé principal de 24 jours ouvrables (quatre semaines) obéit à des règles de fractionnement spécifiques. Un congé continu d'au moins 12 jours ouvrables (deux semaines) doit obligatoirement être pris entre le 1er mai et le 31 octobre (article L. 3141-18 du Code du travail). La durée maximale d'un congé pris en une seule fois est fixée à 24 jours ouvrables, sauf dérogations au profit de certaines catégories de salariés.

Peuvent bénéficier de cinq semaines consécutives les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (travailleurs étrangers ou originaires d'outre-mer) et les salariés dont le foyer comprend un enfant ou un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d'autonomie (article L. 3141-17 du Code du travail).

Lorsque le congé principal est fractionné et qu'une partie est prise en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, le salarié a droit à des jours supplémentaires de fractionnement : 1 jour supplémentaire pour un reliquat de 3 à 5 jours pris hors période et 2 jours supplémentaires pour un reliquat de 6 jours ou plus (article L. 3141-23 du Code du travail). Un accord d'entreprise ou d'établissement peut toutefois supprimer ces jours de fractionnement, et la Cour de cassation admet la validité de la renonciation individuelle du salarié à ces jours supplémentaires (Cass. soc., 9 novembre 2016, n° 15-16.584).

La cinquième semaine de congés

La cinquième semaine (les 6 jours ouvrables excédant les 24 jours du congé principal) est soumise à un régime distinct. Elle doit être prise séparément du congé principal, sauf pour les catégories de salariés pouvant prétendre à cinq semaines consécutives. Elle ne peut pas être fractionnée, sauf accord collectif contraire. Elle peut être affectée à un compte épargne-temps (CET) dans les conditions prévues par l'article L. 3151-2 du Code du travail, ce qui n'est pas possible pour le congé principal de quatre semaines.

Les conséquences du non-exercice du droit aux congés

Le salarié qui ne prend pas ses congés dans les délais impartis et n'en a pas demandé le report les perd, sans pouvoir réclamer une indemnité compensatrice à l'employeur. Ce principe connaît cependant une limite importante : l'employeur a l'obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre au salarié d'exercer effectivement son droit aux congés (Cass. soc., 13 juin 2012, n° 11-10.929). La charge de la preuve pèse sur l'employeur, qui doit démontrer qu'il a accompli les diligences nécessaires. À défaut, sa responsabilité est engagée et le salarié peut obtenir des dommages-intérêts. Cette solution est conforme à la jurisprudence européenne (CJUE, 6 novembre 2018, Max-Planck, C-684/16) qui impose aux employeurs de veiller concrètement à ce que les travailleurs puissent exercer leur droit aux congés.

À retenir

• La période de prise des congés doit obligatoirement inclure l'intervalle du 1er mai au 31 octobre.
• L'ordre des départs est fixé par l'employeur selon des critères légaux (situation familiale, ancienneté, pluriactivité) et communiqué au moins un mois avant.
• Un congé continu d'au moins 12 jours ouvrables doit être pris pendant la période estivale, et le congé pris en une fois ne peut excéder 24 jours.
• Le fractionnement du congé principal hors de la période estivale ouvre droit à 1 ou 2 jours supplémentaires, sauf accord contraire.
• L'employeur a l'obligation de prouver qu'il a mis le salarié en mesure de prendre ses congés, sous peine d'engager sa responsabilité.