La déclaration préalable à l'embauche et les obligations déclaratives de l'employeur

L'embauche d'un salarié ne se limite pas à la conclusion d'un contrat de travail. Elle déclenche un ensemble d'obligations administratives dont le non-respect expose l'employeur à des sanctions pénales et civiles, notamment au titre du travail dissimulé. Ces formalités, progressivement renforcées par le législateur, visent à lutter contre le travail illégal et à garantir la protection sociale des salariés dès leur entrée en fonction.

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Instituée par la loi du 31 décembre 1991 sous le nom de déclaration préalable à l'embauche, puis transformée en déclaration unique d'embauche (DUE), cette formalité est aujourd'hui régie par les articles L. 1221-10 à L. 1221-12-1 du Code du travail. L'employeur doit adresser cette déclaration à l'URSSAF (ou à la MSA pour les salariés agricoles) au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche et au plus tard la veille de la prise de fonction. La transmission s'effectue en principe par voie électronique.

La DPAE constitue un document pivot qui permet de réaliser simultanément plusieurs démarches : l'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale et au régime d'assurance chômage lorsqu'il s'agit d'une première embauche, l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM), l'adhésion à un service de prévention et de santé au travail, ainsi que la demande de visite d'information et de prévention. Cette visite, qui a remplacé la visite médicale d'embauche depuis la loi Travail du 8 août 2016 (loi n° 2016-1088), doit intervenir dans un délai de trois mois suivant la prise effective du poste.

En réponse à la déclaration, l'organisme de recouvrement délivre un numéro de dossier et adresse à l'employeur, dans les cinq jours ouvrables, un accusé de réception. L'absence de DPAE est constitutive du délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié au sens de l'article L. 8221-5 du Code du travail, passible de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende pour une personne physique (Cass. crim., 22 février 2000, n° 99-84.012).

L'information de l'inspection du travail et le registre unique du personnel

L'employeur qui procède à sa première embauche est tenu d'en informer l'inspecteur du travail par lettre recommandée, conformément à l'article L. 1221-17 du Code du travail. Cette obligation permet à l'administration du travail d'exercer sa mission de contrôle dès l'origine de l'activité.

Parallèlement, tout employeur doit tenir un registre unique du personnel, prévu aux articles L. 1221-13 et D. 1221-23 du Code du travail. Ce registre mentionne, dans l'ordre chronologique des embauches, l'identité de chaque salarié, sa nationalité, sa date de naissance, son sexe, son emploi, sa qualification, la date d'entrée et de sortie de l'établissement, ainsi que le type de contrat (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage, contrat de professionnalisation). Pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail doivent être mentionnés. Ce registre doit être conservé pendant cinq ans à compter du départ du salarié.

Les obligations liées à l'embauche d'un salarié étranger

Lorsqu'un employeur envisage de recruter un ressortissant étranger soumis à autorisation de travail, il doit, conformément à l'article L. 5221-8 du Code du travail, vérifier que cette personne est en situation régulière. Il adresse au préfet du département du lieu d'embauche, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique, une copie du titre autorisant le travail, au moins deux jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche. Le préfet dispose d'un délai de deux jours ouvrables pour notifier sa réponse. En l'absence de réponse dans ce délai, l'obligation de vérification est réputée satisfaite.

Le non-respect de cette obligation expose l'employeur à une contribution spéciale due à l'Office français de l'immigration et de l'intégration (OFII), dont le montant est fixé à l'article L. 8253-1 du Code du travail. La Cour de cassation a jugé que l'employeur d'un travailleur étranger en situation irrégulière ne pouvait se prévaloir de sa propre turpitude pour échapper au paiement des salaires dus (Cass. soc., 11 mars 2009, n° 07-44.240).

La déclaration sociale nominative et le signalement à France Travail

Dans les entreprises de cinquante salariés au plus, l'employeur est tenu de transmettre à la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) une déclaration mensuelle des mouvements de main-d'œuvre par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN). Ce dispositif, généralisé depuis le 1er janvier 2017, centralise l'ensemble des déclarations sociales en un flux unique transmis mensuellement.

Par ailleurs, lorsque le salarié nouvellement embauché était inscrit auprès de France Travail (appellation qui a remplacé Pôle emploi depuis le 1er janvier 2024, en application de la loi n° 2023-1196 du 18 décembre 2023 pour le plein emploi), l'employeur doit en informer cet organisme dans les quarante-huit heures suivant l'embauche, afin de permettre la radiation ou la mise à jour du dossier du demandeur d'emploi.

À retenir

• La DPAE doit parvenir à l'URSSAF au plus tard la veille de l'embauche et permet de réaliser simultanément l'immatriculation de l'employeur, celle du salarié, l'adhésion au service de santé au travail et la demande de visite d'information et de prévention.
• L'omission de la DPAE constitue le délit de travail dissimulé, passible de sanctions pénales lourdes (trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende).
• L'employeur d'un salarié étranger doit vérifier la régularité de sa situation auprès du préfet au moins deux jours ouvrables avant l'embauche.
• Le registre unique du personnel est obligatoire et doit mentionner les salariés dans l'ordre chronologique des embauches.
• L'employeur doit informer France Travail dans les 48 heures si le salarié y était inscrit.